Ce document est également téléchargeable ici : Process de recrutement
TERMINOLOGIE
- Candidat : Personne non référencée dans YPAREO. Personne physique que l’on cherche à faire venir dans le CFA pour une formation.
- Préinscrit : Candidat présent dans le SAS. Il n’est pas encore convoqué aux étapes de positionnement, entretien, …
- Prospect : Préinscrit qui est éligible administrativement aux étapes de positionnement, entretien, …après contrôle des informations de base (nom, prénom, date de
naissance, …)
- SAS : Zone de contrôle de validité (documents, homonymie, …) des préinscrits via le formulaire interne de préinscription, le site, …. Venant d’une connexion
internet.
LES CANAUX DE COMMUNICATION
Le 1er contact avec le candidat se fait par téléphone.
Différents cas d’usages sont possibles.
Cas 01 :
Le candidat appelle.
L’assistante (par manque de temps, occupé ailleurs, …) demande juste le mail et envoie via une signature électronique OUTLOOK [ CF : Mail ci-dessous], un mail formaté et normalisé (vous pouvez l’adapter).
Le candidat reçoit le mail avec en lien le site du CFA. Il visite le site du CFA. Et au travers de la fiche produit, il se préinscrit.
Après validation de sa part, le candidat devient « enregistré » dans le SAS.
POUR INFO : Si le candidat ne donne pas suite, son mail est enregistré dans les éléments envoyés de la messagerie de l’assistante. Le candidat est « retrouvable », et peut être relancé.
–> EXTRAIT DU MAIL A ENVOYER
Bonjour,
Nous avons bien réceptionné votre demande d’information.
Pour vous renseigner sur nos filières métiers détaillées (description, contenu, débouchés…), rendez-vous sur le site :
Pour l’apprentissage : https://cfa-ecclor.fr/#metiers
Pour l’ensemble de nos formation adulte, apprentissage : https://www.institutdegenech.fr/fr/formations/
Vous pouvez également candidater via le lien : https://support.institutdegenech.fr/candidature/parsite.php
Cordialement,
VOTRE SIGNATURE
Votre téléphone
Cas 02 :
Le candidat appelle.
L’assistante donne l’URL du site du CFA pour visiter les différentes formations.
Si une des formations l’intéresse, il candidate à partir de la fiche produit de la formation.
Après validation de sa part, le candidat devient « enregistré » dans le SAS.
Cas 03 :
Le candidat appelle.
L’assistante a du temps pour faire une saisie en direct. Pour cela, elle ouvre via son navigateur (raccourci) le formulaire de préinscription et saisit les informations de base du candidat. Lien préinscription :
- Pour l’apprentissage site de Lesquin uniquement : https://support.institutdegenech.fr/candidature/parsite.php?site=366
- Pour toutes nos formations apprentissage et FC : https://support.institutdegenech.fr/candidature/parsite.php
Elle annonce ensuite au candidat qu’il va recevoir un mail (ci-dessous).
Ce mail contient le user/pwd pour se connecter au portail de candidature. Il peut alors renseigner toutes les informations nécessaires à sa candidature et peut même déposer les documents obligatoires (CI, diplôme, …).
Après validation de sa part, le candidat devient « enregistré » dans le SAS d’YPAREO.
Ci-après, le mail reçu à partir du lien candidature par site
Ou mail via le portail de PRE-INSCRIPTION NetYParéo : https://netypareo.institutdegenech.fr/netypareo/index.php/preinscription/
Cas 04 :
Le candidat appelle mais l’assistante n’a pas de connexion internet. L’assistante saisit ou écrit « comme elle peut » les informations de base. Nom, prénom, mail et téléphone.
Une fois revenue à son poste ou une connexion retrouvée, elle peut soit :
- Préinscrire directement le candidat via le formulaire de candidature de son navigateur.
Elle annonce tout de suite au candidat qu’il va recevoir un mail avec sa demande de candidature.
Ce mail contient le user/pwd pour se connecter au portail de préinscription. Il peut alors renseigner toutes les informations nécessaires à sa préinscription et peut même
déposer les documents obligatoires (CI, diplôme, …).
OU
- Envoyer un mail via une signature électronique OUTLOOK [ CF : Mail ci après], un mail formaté et normalisé.
Le candidat reçoit alors ce mail avec en lien le site du CFA.
Il visite le site du CFA. Et au travers de la fiche produit, il se préinscrit.
Après validation de sa part, le candidat devient « enregistré » dans le SAS.
Le 1er contact avec le candidat se fait via le site
Le candidat est sur le site du CFA. Il consulte les fiches produits.
Il sélectionne une formation et candidate. Après validation de sa part, le candidat devient « enregistré » dans le SAS.
Il reçoit ensuite un mail contenant le user/pwd pour se connecter au portail net Yparéo.
Il peut alors renseigner toutes les informations nécessaires à sa préinscription et peut même déposer les documents obligatoires (CI, diplôme, …).
PRE REQUIS : Avoir le formulaire de PREINSCRIPTION positionné sur le site de votre UFA.
Le 1er contact avec le candidat se fait via un MAIL
Cas 01 :
L’UFA reçoit un mail d’un candidat.
- Les informations contenues dans le mail sont suffisantes.
L’assistante peut alors saisir via le formulaire de candidature interne. Pour cela, elle l’ouvre via son navigateur (raccourci) et saisit les informations de base du candidat.
Après validation de sa part, le candidat devient « enregistré » dans le SAS d’YPAREO. Et un mail est envoyé au candidat confirmant sa candidature.
Ce mail contient le user/pwd pour se connecter au portail de préinscription. Il peut alors renseigner toutes les informations nécessaires à sa préinscription et peut même déposer les documents obligatoires (CI, diplôme, …).
- Les informations contenues dans le mail sont insuffisantes.
L’assistante saisit les informations (Mail ; Nom/Prénom] via le formulaire de candidature interne. Pour cela, elle l’ouvre via son navigateur (raccourci) et saisit les informations de base du candidat. https://support.institutdegenech.fr/candidature/parsite.php
NB : Les informations manquantes doivent être remplies par 99. Et pour la date de naissance, 9/9/9.
Après validation de sa part, le candidat devient « enregistré » dans le SAS d’YPAREO. Et un mail est envoyé au candidat confirmant sa candidature.
Ce mail contient le user/pwd pour se connecter au portail de préinscription. Il peut alors renseigner toutes les informations nécessaires à sa candidature et peut même déposer les documents obligatoires (CI, diplôme, …).
Une vigilance particulière doit être faite lors du contrôle des informations de ce candidat.
Le 1er contact avec le candidat se fait via les FORUMS, SALONS
Différents cas d’usages sont possibles.
Cas 01 :
Le candidat se rend à un forum ou un salon pour rencontrer les équipes du CFA.
Après échange, le candidat souhaite candidater. Sur le support (tablette, ordinateur, smartphone) connecté, le collaborateur CFA ouvre le formulaire de préinscription [soit en raccourci sur son navigateur, soit l’icône sur sa tablette).
URL : https://support.institutdegenech.fr/candidature/parsite.php
Le candidat (sur le support connecté) peut alors renseigner les informations de base.
Après validation de sa part, le candidat devient « enregistré » dans le SAS d’YPAREO. Et un mail lui est envoyé au candidat confirmant sa demande.
Ce mail contient le user/pwd pour se connecter au portail de préinscription. Il peut alors renseigner toutes les informations nécessaires à sa préinscription et peut même déposer les documents obligatoires (CI, diplôme, …).
Cas 02 :
Le candidat se rend à un forum ou un salon pour rencontrer les équipes du CFA.
Après échange, le candidat souhaite candidater !
Sans connexion internet, le collaborateur CFA saisit ou écrit « comme elle peut » ou dans un document formalisé (ex : Tableau fourni par les assistantes) les informations de base. Il indique au candidat qu’il recevra un mail de demande de candidature avec des informations à compléter.
De retour au CFA ou après connexion, l’assistante saisit via le formulaire interne de préinscription les informations récupérées du collaborateur.
Après validation de sa part, le candidat devient « enregistré » dans le SAS d’YPAREO. Et un mail est envoyé au candidat confirmant sa candidature.
Ce mail contient le user/pwd pour se connecter au portail de préinscription. Il peut alors renseigner toutes les informations nécessaires à sa préinscription et peut même déposer les documents obligatoires (CI, diplôme, …).
Le 1er contact avec le candidat se fait via les PORTES OUVERTES
Cas 01 :
Le candidat se rend aux portes ouvertes pour rencontrer les équipes de l’UFA.
Les équipes vérifient que le candidat est préinscrit via la fiche formation, un mail ou un appel téléphonique.
En amont les équipes du CFA ont une liste (via un export généré à partir d’YPAREO) des candidats.
POUR INFO : A ce stade, il est possible de générer un dossier de candidature et/ou une fiche contact avec les renseignements contenus dans PROSPECT à partir d’Ypareo. Et peuvent être déposés dans des répertoires partages avec les équipes pour être remplis lors d’un entretien de positionnement, par exemple.
Une fois les portes ouvertes terminées, les assistantes récupèrent le document et complètent le dossier du prospect dans YPAREO.
L’assistante enregistre la fiche contact entretien dans 3-Dossier de candidature envoyé via Ypareo.
Cas 02 :
Le candidat se rend aux portes ouvertes pour rencontrer les équipes du CFA.
Le candidat indique qu’il n’est pas candidat.
Après échange, il candidate !
POUR INFO : Sur le support (tablette, ordinateur, smartphone) ou une borne connecté et mis à disposition, le candidat remplit le formulaire. Il devient « enregistré » dans le SAS d’YPAREO. Et un mail est envoyé au candidat confirmant sa demande.
En //, le formateur (ou la personne chargée du recrutement) peut faire passer un entretien de positionnement et renseigne une fiche contact Entretien.
Une fois les portes ouvertes terminées, les assistantes récupèrent les documents et complètent le dossier du prospect dans YPAREO.