Les contrats PUBLICS – CNFPT

Ce document est également téléchargeable ici : Contrat public – Financement 

          Sommaire 

• Contexte
• Objectifs
• Moyens (logiciel, outil, machine, équipement de protection…)
• Terminologie
• Prérequis
• Description globale de la tache

01 : Demande d’accord préalable de financement par la COLLECTIVITE (auprès du CNFPT)
02 : Réception de l’accord préalable de prise en charge
03 : Remplissage des informations pour le CERFA depuis YPAREO
04 : Edition de la convention depuis YPAREO
05 : Création du CERFA sur le portail CELIA pour dépôt DREETS
06 : Dépôt de la convention et du CERFA sur la plateforme CNFPT
07 : Réception accord de PEC définitif

08 : Contrôle et/ou modification de l’échéancier
09 : Validation de l’échéancier
10 : Facturation

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Contexte

Un apprenant veut suivre une formation dans votre UFA et peut avoir un contrat d’apprentissage dans la fonction publique financé par le CNFPT (communes, départements, régions, communautés de communes, écoles publiques, crèches communales …).

Le fonctionnement et la procédure entre un financement public et privé contiennent certaines différences :

• • Contact fort avec la collectivité. Trouver le correspondant (service RH, gestionnaire de contrats, …)
  • Pas de télétransmission d’Ypareo vers le financeur, le CNFPT
  • Pas de transmission du contrat du CNFPT vers la DREETS (dépôt sur Célia)
  • Pour prétendre à un financement par le CNFPT, la collectivité territoriale doit renseigner ses besoins en recrutement en apprentissage auprès du CNFPT avant mars de l’année N-1. Les démarches sur CELIA peuvent être conjointes entre la COLLECTIVITE et l’UFA.

Objectifs

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de contractualisation et de conventionnement des contrats d’apprentissage pour (le Service public et Territoriale publiques) la fonction publique territoriale, dites Collectivités comme les mairies, les écoles publiques, la communauté de communes, les crèches publiques …

Cette procédure est valable pour toute formation confondue ayant besoin d’un financement public.

Moyens (logiciel, outil, machine, équipement de protection…)

• YPAREO
• Procédure Gestion des contrats PUBLICS
• SharePoint CFA (CNEAPCFA Régional de Genech – CFAPS Gestion AdministrativeTraitement des contrats d’apprentissage)

Documents annexes :

• • Tarifs = Montants de prise en charge du CNFPT (liste des montants max.pdf)
  • Coûts de formation CFA

Ci-après la liste des documents qui doivent être OBLIGATOIREMENT présents dans le répertoire YPAREO. Ces documents seront utilisés au moment de la fusion :

• • CFA ECCLOR Convention apprentissage Collectivités Territoriales.dotx
  • CFA ECCLOR_Facture CNFPT.dotx

Autres :

                      Dispositif apprentissage CNFPT

                      Manuel utilisateur CNFPT

                      CELIA – Mode opératoire

                      Devis à fournir à la collectivité

                      Présentation  2024  – Nouveautés 

Modèles de facture

Listes des montants

Terminologie

Ci-après les définitions utiles lors de la contractualisation et conventionnement (pour) d’un contrat public.

NPEC : Niveau de prise en charge des contrats

IDCC : Identifiant de convention collective

Collectivité : C’est l’entreprise publique telle qu’une mairie, une école publique, une halte-garderie, une crèche communale, un service technique genre paysage, une communauté des communes

CELIA : Plateforme de dépôt des contrats d’apprentissage pour le public https://celia.emploi.gouv.fr

IEL : Inscription En Ligne. Plateforme réservée aux Collectivités pour leur inscription sur le portail du CNFPT

CNFPT : Financeur de la formation dans le secteur PUBLIC avec une plateforme de dépôt des demandes de financement

DREETS : C’est la Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités. Elle regroupe la DIRECCTE et les services déconcentrés chargés de la cohésion sociale.

Numéro ACC : Numéro d’accord de prise en charge fourni par le CNFPT

Numéro FI : Référence ou numéro d’identification de la prise en compte définitive de la prise en charge par le CNPFT

Numéro DECA : Numéro de dépôt et d’enregistrement du contrat d’apprentissage auprès de la DREETS

AGECAP : Système d’informations déployé dans les DREETS pour la saisie et le dépôt des contrats pour instruction par les DREETS avant dépôt du contrat

Prérequis

Avant de se lancer dans la contractualisation et le conventionnement d’un contrat public, il est IMPERATIF d’avoir les renseignements ci-dessous qui seront utiles lors de la rencontre avec la COLLECTIVITE :

• • Le prix de la formation fixé par le CFA

• • Les correspondants de la COLLECTIVITE s’occupant de CELIA (pour les dépôts)

• • Les correspondants de la COLLECTIVITE en relation avec le CNFPT

• • Les caractéristiques de la formation (Coût de la formation, code diplôme, dates …)

• • (Les tarifs de la formation, le coût des frais pédagogiques, le montant total de la formation, le diplôme, les dates, …)

NB : les frais de restauration, d’hébergement et de frais de 1^er équipement ne sont pas pris en charge par le CNFPT.  Mais peut peuvent être financés par la collectivité. 

Le recrutement d’un APPRENANT par une collectivité nécessite un accord préalable de prise en charge avant MARS de l’année en cours pour l’année suivante.

Cela validera les projections de recrutement auprès du financeur. A ce stade, la demande de financement n’est pas nominative à un apprenant.

Enfin, il faut récupérer l’ensemble des renseignements administratifs sur l’APPRENANT et la COLLECTIVITE (l’entreprise) au moment de la saisie dans YPAREO.

IMPORTANT : 

Si vous êtes amenés à créer votre compte sur CELIA, il faut IMPERATIVEMENT le créer avec le SIRET de l’UFA, le nom et le mail du Responsable UFA, et non celui du lycée. Il faut que l’UFA soit l’organisme responsable. 

 

Description globale de la tache

Schéma global (issu de la documentation fournie par le CNFPT. CF : Documents annexes) : 

La génération des contrats PUBLIC se fait en plusieurs étapes. Certaines sont inhérentes à l’UFA, d’autres sont à mener par la COLLECTIVITE.

Il y a 10 étapes :

• 01 : Demande d’accord préalable de financement par la COLLECTIVITE (auprès du CNFPT)
• 02 : Réception de l’accord préalable de prise en charge
• 03 : Remplissage des informations pour le CERFA depuis YPAREO
• 04 : Edition de la convention depuis YPAREO
• 05 : Création du CERFA sur le portail CELIA pour dépôt DREETS
• 06 : Dépôt de la convention et du CERFA sur la plateforme CNFPT
• 07 : Réception accord de PEC définitif
• 08 : Contrôle et/ou modification de l’échéancier
• 09 : Validation de l’échéancier
• 10 : Facturation
•  

L’UFA peut accompagner l’entreprise PUBLIQUE, et notamment avec la possibilité de créer un compte sur CELIA avec un espace partagé entre l’UFA et la COLLECTIVITE pour remplir les informations pour finaliser du CERFA.  

Etape 01 : Demande d’accord préalable de financement par la COLLECTIVITE

Dans le cadre de gestion des contrats dits PUBLICS, cette étape est OBLIGATOIRE pour valider le financement d’un ou plusieurs apprenants. 

Elle doit OBLIGATOIREMENT être faite par la COLLECTIVITE et auprès du financeur, le CNFPT, via la plateforme IEL.

L’UFA fournit à LA COLLECTIVITE les informations relatives à la formation souhaitée (dates, coût, nom et code diplôme) sous forme de devis.

A noter que cet accord préalable de financement n’est pas nominatif à un apprenant. Elle n’est donc pour l’instant pas affectée à un apprenant.

Etape 02 : Réception de l’accord préalable de financement

Après avoir fait la demande d’accord préalable de financement (par la COLLECTIVITE), la COLLECTIVITE reçoit un document validant la prise en charge de la formation par apprentissage et en fixe le montant maximal et doit OBLIGATOIREMENT être fourni à l’UFA).

 Ce document valide la demande d’accord préalable du financement. Il est au format PDF.

Il doit obligatoirement être fourni avec le NUM ACC : ACC – XXX – XX – XXXXXX

Il faut vérifier le montant total de la prise en charge.

Si le montant est inférieur (au montant de la PEC) face au montant fixé par le CFA, cela implique une prise en compte du reste à charge par la collectivité. 

Il faudra alors facturer la collectivité sur ce restant. (La prise en charge ne peut pas être partielle.)

Document complet reçu :

Etape 03 : Remplissage des informations pour le CERFA depuis YPAREO

C’est la mise en place du contrat. Cela implique une saisie dans Ypareo.

En amont, il est impératif d’avoir saisi les informations concernant :

• • L’apprenant, via la fiche apprenant, qu’il vienne de PROSPECT ou pas

• • De la présence de la COLLECTIVITE avec les renseignements.

Sur la fiche APPRENANT :

Dans l’onglet RG, précise la situation de l’apprenant. Elle doit obligatoirement être précédée de la mention PUBLIC / XXXX.

Puis dans l’onglet dans l’onglet NAVIGATION puis bouton CERFA d’apprentissage

• • Onglet EMPLOYEUR :

Certains champs [EN VERT] sont à remplir avec les valeurs correspondantes à votre ENTREPRISE.  

Leurs valeurs apparaitront ensuite dans le CERFA. 

• • Onglet Apprenti :

Les informations sont reprises directement de la fiche APPRENANT au moment de l’inscription

• • Onglet Contrat

Certains champs [EN VERT] sont à remplir avec les valeurs correspondantes à votre saisie.

Le remplissage de la rémunération se fait en fonction de la fiche juridique [cf : voir FICHE JURIDIQUE]

• • Onglet FORMATION / ORGANISME

Les champs [EN VERT] sont à remplir avec les valeurs correspondantes à votre formation.

• • Organisme d’enregistrement : FA – CNFPT SIEGE (PARIS 12 | 18001404502245­ | CNFPT)

Cette information est identique pour toutes les UFAs et toutes formations confondues.

Les champs [EN JAUNE] seront à renseigner plus tard dans la procédure.

Attention : une fois la convention éditée, aller changer le financeur et remettre DREETS.

• • Onglet Aménagement Durée :

Cette partie est à remplir en fonction de la situation de l’apprenant si un aménagement de durée est nécessaire.

Sur la fiche ENTREPRISES

Si l’ENTRPRISE n’est pas créée, ci-après le lien [METTRE LE LEIN VERS Créer une entreprise]

Onglet R.G

Les champs [EN VERT] sont à remplir avec les valeurs correspondantes, sauf le NAF – APE et CAISSE DE RETRAITE (propre à l’entreprise).

Onglet Facturation

Cliquer sur Informations de gestion

Remplir les champs comme suit, et notamment le partenaire APPPRENTISSAGE [EN VERT] puis VALIDER.

IMPORTANT :

On édite le CERFA pour envoi à la collectivité et à l’apprenant pour signature.

Avantage : Le CERFA est généré par l’UFA = Sécurité et suivi.

Néanmoins, il est possible de l’éditer plus tard dans le process, à partir de l’étape 05 : Création du CERFA sur le portail CELIA.

Avantage : Le CERFA est généré par l’UFA, SI elle a accès à CELIA= Sécurité et suivi.

                                                                    SI accès par la COLLECTIVITE = Insécurité et suivi plus difficile.

Etape 04 : Edition de la convention

Une fois, toutes les valeurs remplies dans tous les onglets de l’étape 02, il faut éditer la convention.

Pour éditer une convention, il faut aller dans la fiche APPRENANT, puis NAVIGATION / Financier / Financement.

Puis cliquer sur Editer Conv.

Pour cela, il faut ABSOLUMENT utiliser le document CFA ECCLOR -Contrat apprentissage public Etat – Modèle.dotx dansYPAREO.

IMPORTANT : Une fois, le document édité et ouvert au format WORD, il faut vérifier les dates de formation et le Nb d’heures.

Puis, il faut ajouter ces informations à la main.  

Le NUMPEC PREALABLE : ACC – XX – XXX – XXXXX

Au niveau de l’entête :

Au niveau du tableau :

Il faut indiquer les informations ci-après :

Le CFA accorde une remise annuelle de XXX euros sur les reste à charge de la collectivité. 

Soit

Montant total du coût pédagogique de la formation : XXX €

Montant de la majoration handicap (le cas échéant) : 0 €

Montant total pris en charge par le CNFPT : XXX €

Montant total du reste à charge pour l’employeur après remise : 0 €

Il faut adapter les montants en fonctions des tarifs de votre formation et de la prise en charge partielle ou non des coûts de formation par la collectivité.

L’UFA n’est pas tenue d’accorder une remise à la COLLECTIVITE mais il faudra l’en informer en amont de la signature de la convention.

Etape 05 : Création et dépôt du CERFA sur le portail CELIA pour dépôt DREETS  

Après signature de la convention par toutes les parties, il faudra procéder au dépôt du CERFA et la convention de formation sur la plateforme CELIA (DREEETS).

Suite à l’étape 3 et le remplissage des informations, le CERFA peut avoir été généré via YPAREO, ou ici se générer via la plateforme CELIA.

A ce stade, 3 cas peuvent être envisagés :  

• • Cas 1 : La mairie ne sait pas utiliser le portail CELIA

• • Cas 2 : La mairie sait utiliser le portail CELIA, elle est autonome

• • Cas 3 : La mairie dit que c’est le CFA qui doit le faire

Par souci de commodité et de suivi, cette action est faisable par l’UFA. La création d’un compte UFA sur CELIA est possible, cela veut dire que l’UFA le fait à la place de la COLLECTIVITE.

Sur le portail CELIA (la collectivité a un compte), la COLLECTIVITE ou l’UFA remplit les informations (nécessaires à la construction du dossier de financement) relatives au CERFA sur : https://celia.emploi.gouv.fr/

L’objectif est bien de récupérer les mails pour un meilleur suivi.

Ces mails sont la preuve du dépôt sur la plateforme CELIA.

Une fois, les documents déposés et les renseignements donnés, un 1^er mail de l’AGECAP précise la prise en compte de la demande et en cours d’instruction.

Un 2^nd mail d’AGECAP confirme la validité du contrat (ou non) avec en pièce jointe un fichier PDF.

Il est possible d’avoir des non conformités mineures. Dans ce cas, il faut les corriger et renvoyer pour avoir l’acceptation.

Dans ce document CERFA sont présents le numéro DECA et le jour de dépôt de la demande.

Ils sont indispensables pour la facturation et l’enregistrement de la demande sur la plateforme du CNFPT.

Exemple de CERFA complet reçu :

Etape 06 : Dépôt de la convention / CERFA sur la plateforme CNFPT

Une fois, la convention et le CERFA édités et signés, il faut déposer l’ensemble de ces documents sur la plateforme du CNFPT. Cela permet de valider définitivement la prise en charge. A ce stade, elle est devenue NOMINATIVE à un apprenant.

C’est l’UFA qui le fait obligatoirement, car cela permettra ensuite la facturation des frais pédagogiques.

Pour cela, sur la plateforme du CNFPT, cliquer sur FINANCEMENT et Créer une demande et remplir les champs correspondants.

Puis

• • Déposer le document CERFA

• • Déposer le document de la CONVENTION signé

Les informations suivantes (s’affichent) sont à renseigner également :

Pour information sur la plateforme du CNFPT, ci-après les informations à récupérer :

• • NUM de dépôt à la DREETS = NUM DECA (récupérer de la DREETS via AGECAP)

• • NUM d’accord préalable de financement = NUM ACC

• • Date d’enregistrement à la DREETS

Puis ENREGISTRER.

Etape 07 : Réception Accord de prise en charge définitif

Un mail est reçu par le siège du CFA (Carole Rigaud / Frédéric Watine) avec en pièce jointe l’accord de prise en charge. Il sera transféré ensuite à l’UFA concernée.

 Il est possible également de récupérer l’accord de financement du jeune sur le portail du CNFPT.

C’est à ce moment que le NUM ACC se transforme alors en FI – 00 0000 00.

ATTENTION : Il faut absolument que l’accord de financement soit suivi d’un échéancier signé avant de procéder à la facturation.  

Le NUM FI est à compléter dans le champ NUM DOSSIER OPCO de l’onglet Formation / Organisme dans CERFA d’apprentissage et sur la fiche du financeur CNFPT dans financement.

Etape 08 : Contrôle et/ou modification de l’ECHEANCIER

YPAREO génère seul et automatiquement l’échéancier.

Pour rappel, aucune télétransmission ne se fait avec le CNFPT (Financeur).

Il faut donc CONTROLER LES MONTANTS et LES DATES dans l’échéancier d’YPAREO avec les documents reçus.

De manière générale, les montants sont cohérents. Si non, il faut les corriger manuellement avec ceux reçus dans le document.

Etape 09 : Validation de l’échéancier

Avant de facturer, il faut valider l’échéancier.

Pour cela, dans la fenêtre VALIDATION REFERENCEMENT, il y a 3 actions à mener :

1 – Supprimer les frais si besoin, via la flèche.

2 – Dans la zone COMPTE IMPUTABLE, mettre dans les champs

• • Général : 000000 PEC Cout Apprentissage Public XXX

• • Analytique : AS0000 Presta Formation….

Dans le champ REFERENCEMENT au moment de la validation du financement, mettre le num FI – 00 0000 00.

Etape 10 : Passer à la facturation

A terme échu, dès que l’échéance est terminée.

A NOTER : La 1^ère échéance = 1^er mois de formation

 Pour la facturation, il faut modifier la date d’extraction. Elle doit être comprise dans la période de l’échéance à facturer

                Ex : L’échéance 1 est du 01/09 au 01/10.

La date de facturation doit être au maximum le 30/09. Si la date d’extraction est mise après, la 2^nde échéance sera prise en compte également Sinon il prend en compte les 2 échéances

Document à utiliser : Facture Contrat public.dotx

1. 1. Vérifier le NUMDECA

1. 1. Vérifier le NUM FI

1. 1. Vérifier le MONTANT

Une fois la facture éditée, il faut envoyer la facture et le certificat de réalisation au service comptabilité du CFA (Estelle SAGOT) qui la déposera sur la plateforme concernée et pourront ainsi en assurer le suivi.